چگونه امضای الکترونیکی درست کنیم؟

از آن جایی که تکمیل فرم‌های درخواست و اسناد قانونی وارد فاز دیجیتالی شده و در آینده شرایط به صورت کلی دگرگون خواهد شد، نیاز به احراز هویت و تایید اسناد با امضا دیجیتالی یا امضا الکترونیکی بیشتر شده است. یکی از روش‌هایی که در حال حاضر استفاده می‌شود، پرینت اسناد، سپس امضای آن‌ها و در نهایت اسکن مجدد است، اما آیا می‌دانید که با داشتن امضا الکترونیکی می‌توان این کار را به سادگی و در کمترین زمان ممکن انجام داد؟ در این مقاله با آموزش ایجاد امضا الکترونیکی در کنار شما خواهم بود.

چرا به امضا الکترونیکی نیاز داریم ؟

امضا الکترونیکی یا دیجیتالی علامت یا نمادی است که برای موافقت با یک قرارداد، سند یا تایید جزئیات ثبت شده استفاده می‌شود؛ این همان کاری را انجام می‌دهد که شما با جوهر انجام خواهید داد، اما مزایای بسیار زیادی دارد.

مزایای امضا الکترونیکی شامل موارد زیر می‌شود:

سریع؛ نیازی به چاپ سند برای امضا فیزیکی و سپس اسکن مجدد اسناد ندارید. سند را می‌توان به صورت الکترونیکی امضا کرد و بدون زحمت از طریق ایمیل، یک منبع شبکه مشترک یا درایو ابری اشتراک‌گذاری کرد.

مقرون به صرفه؛ با وجود هزینه‌های بسیار زیاد برای اجرا، امضا دیجیتال می‌تواند در هزینه‌های پست یا حمل و نقل اسناد تاثیر زیادی داشته باشد و کارها در سریع‌ترین زمان ممکن انجام شوند. هزینه‌های بایگانی در اداره‌ها هم کاهش خواهد یافت.

در هر ساعتی از شبانه روز می‌توانید با شماره‌گیری ۱۴۲۴ از خدمات دی‌جی‌سرویس بهره‌مند شوید

کارآمد؛ اگر سرعت را کنار بگذاریم، امضا اینترنتی می‌تواند گردش کار را با مدیریت و ردیابی اسناد به لطف فهرست‌بندی دیجیتال و جستجوی فایل‌های کامپیوتری، ساده‌تر کند.

ایمن؛ استفاده از امضا الکترونیکی خطر تغییر یا اصلاح سند با انگیزه مجرمانه را کاهش می‌دهد. اسناد الکترونیکی با امضا دیجیتال دارای مهر و موم دیجیتالی هستند که تغییرات ایجاد شده را برجسته می‌کند.

مناسب برای ذخیره‌سازی؛ در حالی که هزینه‌های بایگانی کاهش پیدا خواهد کرد، املاک و مستغلات موردنیاز برای ذخیره اسناد هم روند کاهش به خود خواهد گرفت؛ این مسئله می‌تواند باعث صرفه‌جویی در بودجه و استفاده موثرتر از فضا شود.

سرعت ایجاد امضا الکترونیکی؛ از دیگر مزایای امضا دیجیتالی می‌توان به بالا بودن سرعت ایجاد آن اشاره کرد.

چندین روش برای ایجاد امضا دیجیتالی در دسترس قرار دارد. در ادامه شما را با روش انجام کار آشنا خواهیم کرد.

ایجاد امضا الکترونیکی با Cocosign

Cocosign پلتفرمی است که امکان ایجاد و پشتیبانی از امضا دیجیتال را فراهم می‌کند؛ شما می‌توانید امضا را به اسناد خود اضافه کنید. برای ایجاد امضا اینترنتی خود به صورت رایگان در Cocosign باید وارد این پلتفرم شوید و روی گزینه ایجاد حساب رایگان (Create a free account) کلیک کنید.

دی‌جی‌سرویس مرجع تخصصی تعمیر گوشی موبایل و گجت‌های هوشمند در ایران

اسناد را برای امضا الکترونیکی آپلود کنید

شما در بخش کاربری خود باید روی گزینه Get Started یا Sign Yourself کلیک کنید، سپس مدرک خود را دراگ کرده و رها کنید تا بتوانید وارد پنجره Add Documents شوید. همچنین شما می‌توانید روی آپلود سند (Upload Documents) کلیک کنید تا بدین ترتیب، مرورگر فایل کامپیوتر شما بازگشایی شود.

Cocosign از فایل‌های XLS، DOC، PDF و JPG پشتیبانی می‌کنند. همچنین شما می‌توانید فایل‌ها را از DropBox، Google Drive، OneDrive آپلود کنید.

امضا الکترونیکی را به سند اضافه کنید

با آپلود سند به نقطه‌ای بروید که نیازمند قرار دادن امضا هستید. امکان دارد لازم باشد صفحه صحیح را در قسمت سمت چپ مشاهده کنید.

انواع کابل شارژ و شارژر اصل برای گوشی هوشمند را از فروشگاه دی‌جی‌لند بخرید: خرید لوازم جانبی گوشی

زمانی که آماده شدید، روی قسمت Signature کلیک کرده و از قسمت Tools به موقعیت موردنظر وارد شوید. هم اکنون سه انتخاب برای ایجاد امضا دیجیتال در دسترس شما قرار دارد:

Type؛ به سادگی حروف اول و نام خانوادگی خود را تایپ کنید، سپس یک استایل مناسب را تایید کنید.

Draw؛ از یک قلم برای کشیدن امضا خود استفاده کنید.

Upload؛ به سادگی با این گزینه، آپلود اسکن، تصویر یا سایر عکس‌های ذخیره شده از امضا را انجام دهید.

در صورت نیاز، حرف اول، تاریخ، زمان، هر متن مفید اضافی و حتی ایمیل یا پیوست‌ها را به سند اضافه کنید. هنگامی که کار شما تمام شد، روی Next کلیک کرده تا سند به صورت دیجیتالی امضا شود.

با امضای اینترنتی گردش کار را بهبود ببخشید

با امضا دیجیتالی ایجاد شده و ذخیره‌شده در کامپیوتر می‌توانید روند کاریتان را سریع‌تر کنید، اما سرعت را نباید به عنوان تنها مزیت به حساب آورد. شما در کاغذ و جوهر هم صرفه‌جویی خواهید کرد. همچنین نیاز به ذخیره اسناد کاغذی کاهش پیدا می‌کند، چرا که دارای نسخه دیجیتالیشان هستید. بد نیست بدانید ردیابی اسناد ساده‌تر خواهد شد.

سخن آخر

دیر یا زود باید برای خود امضا اینترنتی داشته باشیم. مدت زیادی است که درباره دولت الکترونیک می‌شنویم، اما باید بدانیم که این اتفاق در نهایت رخ خواهد داد و لازم است یک امضا الکترونیکی برای خود ایجاد کنیم. در این مقاله بهترین روش رایگان ساخت امضا الکترونیکی را آموزش دادیم تا بتوانید کار را به سرانجام برسانید.